Personvernerklæring

Norsk Luthersk Misjonssamband (NLM) er er Nord-Europas største misjonsorganisasjon med arbeid både i Norge og i tre verdensdeler. Arbeides art er variert og krever ulike typer fasiliteter i form av lokaler. Dette gjør NLM til en relativt stor eiendomsbesitter og -forvalter.

NLM Eiendom AS er juridisk morselskap til mange av NLMs heleide datterselskap der formålet er drift og utleie av eiendom til intern eller ekstern virksomhet; «Alt til beste for NLM» er formålet til alle våre eiendomsvirksomheter. NLM Eiendom som avdeling på NLMs hovedkontor har også ansvar for andre eiendomsselskap knyttet direkte inn under NLM. Denne personvernerklæringen gjelder for følgende selskap:

  • NLM Eiendom AS
  • AS Tullinsgate 4
  • Eiendom og Bolig AS
  • Grensen 19 AS
  • Fjellhaug Eiendom (juridisk underenhet av NLM)
  • …. flere kommer.

«NLM Eiendom» fungerer videre i denne personvernklæringen som samlebetegnelse for alle ovennevnte selskap.

For å kunne tilby disse tjenestene må vi behandle en del personopplysninger. Vi ønsker å være tydelige på hvilke opplysninger dette er, hvorfor vi trenger dem, hvordan de brukes og hvor lenge vi lagrer opplysningene. Som bruker av våre tjenester skal du kunne være trygg på at vi tar ditt personvern og dine rettigheter på alvor.

I denne personvernerklæringen vil du finne informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. For å gjøre det lettere å finne frem har vi samlet informasjonen om hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger, hvilke rettigheter du har, og hvordan du kommer i kontakt med oss, i første del. I andre del finner du en oversikt over hvilke personopplysninger vi behandler i de ulike tjenestene vi tilbyr.

Innholdsfortegnelse

  • Hvordan behandler vi personopplysninger i NLM Eiendom
  • Slik samler vi inn opplysninger
  • Dine rettigheter
  • Kontakt oss

Del 2: Oversikt over hvilke opplysninger vi behandler

  • Søknadsskjema for leiligheter
  • Søknadsskjema for studenthybler
  • Leieavtaler

Hvordan vi behandler personopplysninger i NLM Eiendom

Når du bruker en tjeneste i NLM Eiendom, lagrer vi bare de personopplysningene som er nødvendige for å kunne tilby deg denne tjenesten. Vi bruker ikke opplysningene du gir oss, til andre formål uten at du aktivt har gitt oss ditt samtykke til det.

Vi vil aldri selge dine personopplysninger til andre, og vi sletter opplysninger vi ikke har bruk for lenger. For å ivareta sikkerheten lagres personopplysninger på en trygg måte. Når du gir dine personopplysninger til oss gjennom en av våre tjenester, er det NLM Eiendom som er ansvarlig for behandlingen av disse. Våre ansatte har skrevet under på en taushetserklæring. Dersom vi bruker nettjenester eller andre firma til å gjøre deler av jobben for oss, har vi alltid egne databehandleravtaler som sikrer at dine personopplysninger blir behandlet i samsvar med dine rettigheter og innholdet i denne personvernerklæringen.

Dersom en domstol krever det, er vi også pålagt å gi politiet innsyn i våre systemer.

Detaljert informasjon om hvilke opplysninger vi lagrer og hvordan de behandles, finner du under oversikten over de ulike tjenestene i del 2 av denne personvernerklæringen.

Slik samler vi inn opplysninger

Vi samler inn personopplysninger på flere måter:

Opplysninger du oppgir til oss

Vi lagrer personopplysninger du oppgir i søknadsskjema på vår nettside. Eller opplysninger du gir oss ved utfylling av en kontrakt ved opprettelse av et leieforhold.

Opplysninger om deg gitt av andre

I enkelte tilfeller kan vi ha lagret opplysninger om deg som er gitt av andre. Eksempler på dette kan være kredittvurderinger gjort på bakgrunn av etablering av leieforhold.

Informasjon vi får når du bruker våre tjenester

Når du bruker våre nettsider, kan det lagres anonym informasjon om hvilken enhet du bruker, hvilke saker du leser eller klikker på osv. Disse opplysningene kan ikke knyttes til deg som person.

Dersom du overfører et beløp til vår bankkonto, mottar vi et bankbilag med navn, adresse og kontonummeret ditt.

Dersom du kommuniserer med oss på e-post, får vi tilgang til den informasjonen du har valgt å dele med oss der.

Dine rettigheter

NLM Eiendom er en norsk organisasjon, og vi er underlagt norsk lov. Det er personopplysningsloven som bestemmer hvordan vi kan behandle personopplysninger og hvilke rettigheter du har.

Det er du som eier dine personopplysninger, og du har derfor rett til å vite hvordan disse behandles. Det får du gjennom denne personvernerklæringen. Du har også rett til innsyn i hvilke opplysninger om deg som vi har lagret, og du har krav på å få rettet opplysninger som er feil. Dersom du har gitt samtykke til at vi bruker dine personopplysninger, har du rett til å trekke tilbake samtykket når du måtte ønske det. Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger lenger, har du rett til å bli slettet. I praksis betyr det at vi fjerner alle opplysninger som kan knytte din aktivitet hos oss til deg som person. Ta kontakt med oss dersom du ønsker dette.

Kontakt oss

Har du spørsmål eller ønsker å komme i kontakt med oss? Du har rett til å få svar på henvendelser om personvern, og vi vil gjøre det vi kan for å følge deg opp på en god måte.

E-post: eiendom@nlm.no

Telefon: 22 00 72 00

Postadresse: Sinsenveien 25, 0572 Oslo

Del 2: Oversikt over hvilke opplysninger vi behandler

Person- og kunderegister

De aller fleste personopplysninger som vi behandler, lagres i våre fakturering- og regnskapsprogrammer. Disse systemene gjør det mulig for oss å holde god oversikt over ditt forretningsforhold med oss, samt gir det oss muligheten til å få gjennomført våre avtaler med deg som kunde på en korrekt, regelmessig og ryddig måte. Dersom du ønsker å se hva som er lagret om deg i våre programmer er det bare å ta kontakt med oss.

Endringslogg

….. Må vi skrive noe om dette?

Søknadsskjema for Fjellhaug Studentheim

Hva vi lagrer og hvorfor

Ved innsendt søknad til Fjellhaug Studentheim (Sinsenvn. 15) samler vi inn navn og kontaktinformasjon (adresse, e-post, mobil) på søkeren. Dette gjør vi for å kunne kontakte søkeren for informasjon om søknadsprosessen både underveis i og etter vurdering. Dersom en søker har fuksjonshemming/spesielle behov, trenger vi å registrere dette for å kunne vurdere søknaden opp mot hva vi har mulighet å tilby. Personnummer brukes til å evt. gjøre kredittvurdering av søkeren, samt for å identifisere søkeren nøyaktig ved en en kontraktsinngåelse. Vi spør også etter hvilket studiested og når studiet startet for å forsikre oss om at søkeren faller inn under våre kriterier for tildeling av hybler. Navn og kontaktinformasjon til pårørende trenger vi for å ha et person å kontakte dersom noe skulle skje med deg som leietaker mens du bor på studentheimen. Navn og kontaktinformasjon til referanse trenger vi for å kunne ta en vurdering av søkeren. Sivilstatus………..??

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Alle søknader som kommer inn til oss gjennom vårt søknadsskjema på nett får tre mulige tilstander: godkjent, avslått eller satt på venteliste.

  • Søknader som blir godkjent og tildelt leiekontrakt blir slettet fra søknadssystemet innen 1 mnd etter inngått leiekontakt.
  • Søknader som blir avslått blir slettet fra systemet senest 1 mnd etter søknaden er blitt avslått.
  • Søknader som blir satt på venteliste blir liggende i i vårt system ikke lenger enn to opptaksperioder før de blir slettet. Det betyr at om ikke søker får plass på hovedopptaket 1. mai (for innflyttning 1. juli) eller 1. november (for innflyttning 1. januar) eller omvendt; blir søknaden slettet. Søker må da sende inn ny søknad etter dette.

Søknadsskjema for NLMs leiligheter

Hva vi lagrer og hvorfor

Ved innsendt søknad til NLM Eiendom samler vi inn navn og kontaktinformasjon (adresse, e-post, mobil) på søkeren. Dette gjør vi for å kunne kontakte søkeren for informasjon om søknadsprosessen både underveis i og etter vurdering. Personnummer brukes til å evt. gjøre kredittvurdering av søkeren, samt for å identifisere søkeren nøyaktig ved en en kontraktsinngåelse. Vi spør også etter hvilket studiested og når studiet startet for å forsikre oss om at søkeren faller inn under våre kriterier for tildeling av hybler. Navn og kontaktinformasjon til medleietakere trenger vi for å vite hvem søkeren skal bo sammen med. Navn og kontaktinformasjon til referanse trenger vi for å kunne ta en vurdering av søkeren. Link til sosiale medier lagres for å ta en helhetlig vurdering av søknaden. Bilde av søker….. CV……?

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Alle søknader som kommer inn til oss gjennom vårt søknadsskjema på nett får tre mulige tilstander: godkjent, avslått eller satt på venteliste.

  • Søknader som blir godkjent og tildelt leiekontrakt blir slettet fra søknadssystemet innen 1 mnd etter inngått leiekontakt.
  • Søknader som blir avslått blir slettet fra systemet senest 3 mnd etter søknaden er blitt avslått.
  • Søknader som blir satt på venteliste blir liggende i i vårt system ikke frem til leiligheten de søkte på er blitt utleid. Aldri lenger enn 3 mnd.

Kontrakter for leieforhold

Hva vi lagrer og hvorfor

Ethvert leieforhold starter med en kontrakt mellom partene. En muntlig avtale er også en avtale -men en skriftlig avtale er å foretrekke. Den skriftlige avtalen inneholder personnummer/organiasjonsnummer, bankkontonummer, navn og kontaktinformasjon. Vi trenger navn og person-/org.nummer for å identifisere leietaker, kontaktinformasjon som postadresse, e-post og mobilnummer blir brukt for å kunne lage grunnlag for faktura, samt kunne informere og kommunisere med leietaker på en tilfredsstillende måte. Bankkontonummer blir brukt dersom vi skal sende penger i retur, enten fordi vi har krevd inn for mye eller leietaker har betalt inn for for mye.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Leiekontrakter blir oppbevart i 5 år fra avtalen blir avsluttet. Etter dette blir de slettet/makulert på forsvarlig vis. Så lenge leietaker har et aktivt leieforhold med utleier, vil tidligere kontrakter eldre enn 5 år bli tatt vare på. Disse vil først bli slettet 5 år etter siste leiekontrakt er avsluttet.

Fakturaprogram

Hva vi lagrer og hvorfor

Leieforholdet generer grunnlag for fakturering av leieprisen fastsatt i den skriftlige kontrakten. I dataprogrammet for fakturautsendelse trenger vi organisajonsnummer for selskaper, navn og kontaktinformasjon til leietaker.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Informasjonen er en del av det totale regnskapet til aktuelt selskap og blir oppbevart i minst 10 år.